5 Tipps für effektive Meetings in der hybriden Arbeitswelt

Wie oft kamen Sie aus einem Meeting und hatten das Gefühl, dass Sie nichts dazu beigetragen haben? Wenn Sie ehrlich waren, hätten sie auch eine E-Mail bekommen können und es hätte für Sie persönlich den gleichen Effekt gehabt. Mit der Ausnahme, dass sie weniger Zeit investiert hätten.

Nicht erst seit Parick Lencionis Buch: Death by Meeting ist uns klar, dass viele unserer Treffen eher leblos vor sich hintreiben, als voller Freude und Lebendigkeit zu informieren und zu inspirieren. Dieser Effekt hat sich bei hybrid arbeitenden Teams noch einmal verstärkt, da wir online oder hybrid weniger Zeit für Seitengespräche und ein menschliches Nachfassen haben. Wenn ein Meeting zu Ende ist, dann ist es zu Ende. Kamera aus oder direkt auf in das nächste Gespräch. Was können wir also tun, damit unsere Meetings auch in anderen Arbeitsmodi überzeugen? In diesem Artikel erfahren Sie fünf Tipps für effektive Meetings in der hybriden Arbeitswelt.

1.     Die Moderation ist mehr als eine Rolle

Ein effektives Meeting steht und fällt mit der Moderation. Die Moderation hat nicht nur die Aufgabe in das Meeting einzuführen, sondern sie achtet im besten Fall auch auf die Redeanteile der Beteiligten, hat die Agenda im Blick und bereitet den Boden, damit Inhalte später in Erinnerung bleiben können.

Oft wird die Moderationsrolle missverstanden. Im besten Falle wird sie nämlich nicht gebraucht. Wenn das Meeting gut läuft, alle Punkte auf der Agenda besprochen werden und die Teilnehmenden engagiert bei der Sache sind, hat die Moderation die Aufgabe aus dem Weg in den Hintergrund zu treten. Die Moderation ist nicht der Held der Meetingwelt, sondern Taktgeber, Beobachter, Mentor oder Mentorin. Sie greift ein, um unsere Meetinghelden wieder auf den richtigen Weg zu führen.

Entscheidend ist dabei die Haltung der Moderation. Sie hat die Fähigkeit eines wertschätzenden Regisseurs. Mit klaren Ansagen ist sie nicht immer nett, aber versucht stets hilfreich zu sein. Bei hybriden oder online Meetings wird die Moderation oft vernachlässigt. Man kann sich ja auch leichter verstecken.

In einigen Meetings habe ich erlebt, dass die Moderation zwei Sätze zu Anfang beitrug und dann hinter dem Mute-Button verschwand. In anderen Meetings ließ sich die Moderation von wenigen Teilnehmern das Heft aus der Hand nehmen und kam gar nicht mehr zu Wort. In dem Tanz zwischen zu viel und zu wenig Moderationsinput lohnt es sich auch verbal an den Sprechenden dranzubleiben. Dazu können kurze emotionale Geräusche gehören oder auch einzelne Punkte und Sätze, die für eine Überleitung genutzt werden können, aufzugreifen. Effektive Meetings stehen und fallen mit einer starken Moderation.

2.     Was ist das überhaupt für ein Meeting?

Es wird eine Agenda herumgeschickt, eingeladen und ab geht das Meeting. Einmal dort ist den wenigsten Teilnehmenden klar, worauf sie sich eingelassen haben. Der Inhalt mag vorab verschickt worden sein, doch die Verpackung wurde vernachlässigt. Wenn die Erwartungshaltung nicht zu der erlebten Realität passt, kann schnell Frustration aufkommen. Wen treffe ich hier und wenn ja wie viele? In der hybriden Arbeitswelt gibt es in der Regel mehr Meetings, da es einfacher ist von einem Raum in den nächsten zu „hüpfen“ und wir nutzen unterschiedliche Software und unterschiedliche Geräte dafür. Da wir so alle fleißig Ablenkung üben, ist es hier umso wichtiger, dass die Moderation zu Beginn daran erinnert, was der Grund für das jeweilige Meeting ist. Zusätzlich sollte das Meeting in Sachen Informationsfluss eingerahmt werden.

Wir können mit unseren Meetings Informationen weitergeben, austauschen und sammeln. Je nach Gewichtung, haben wir ein völlig unterschiedliches Meeting. Bei reiner Informationsvermittlung, brauchen wir kein Meeting, sondern Info-mails, Sprachnachrichten oder ein Video. Vor Allem brauchen wir oft weniger Meetings, als wir denken. Ich erinnere mich an eine 4-stündige Firmenfeier, die vorher in 35 Meetings des Organisations-Teams geplant worden war. Der Hauptgrund für die vielen Meetings war rückblickend die vorherrschende Unsicherheit und die Angst davor, dass die Feier nicht gut wird. Hätten wir uns früher eingestanden, dass viele Meetings dazu da waren, uns selbst zu beruhigen, wäre es anders gelaufen.

Die wichtigsten Meetings für eine Organisation sind taktische, strategische und visionäre Meetings. Getreu dem Buch Start with Why von Simon Sinek geht es bei der Taktik um das Rollenverständnis (wer, macht was). Bei der Strategie geht es darum, wie wir etwas tun und das Visionsmeeting dient dem Zweck unseres Handelns und der strategischen Ausrichtung. Den Teilnehmern eines Meetings hilft es immens zu erfahren, welche Art von Meeting gerade stattfindet, damit die Haltung auch zur Durchführung passen kann.

3.     Namen, Namen, Namen

Laut der jährlichen Gallup Studie zur Lage am Arbeitsplatz aus dem Jahr 2021 sind 36 % der Arbeitnehmer in den USA engagiert bei der Arbeit. Ganze 15 % der Arbeitnehmer sind bereits auf dem Weg zur inneren Kündigung. Engagement hat viel mit Wertschätzung und einem Gefühl von Zugehörigkeit zu tun.

Der einfachste Weg bei einem hybriden Meeting Engagement zu erhalten ist der Weg über die Namen der Teilnehmenden. Unser Name ist eines der ersten Dinge, mit denen wir uns identifizieren. Sprechen wir jemanden mit einer Frage direkt und offen an, ist das vielleicht kurz irritierend, doch in jedem Fall erzeugt es Aufmerksamkeit. Als Stilmittel im hybriden Meeting genutzt, erzeugen viele direkte und offene Fragen eine Atmosphäre des Teilens. Natürlich nur, wenn wir dabei mit einer wertschätzenden Grundhaltung kommunizieren.

Bei den Namen geht es nicht nur um Personen, sondern auch um Kunden, Konkurrenten und Kollegen. Der Komiker und Schauspieler Mike Myers sagte einmal sinngemäß: „Auf der Bühne greife ich niemals den Ketchup, sondern immer den Heinz!“ Je spezifischer und klarer wir in unserer hybriden Kommunikation werden, desto einheitlicher ist das Bild im Kopf der zuhörenden. Es gibt weniger Missverständnisse. Es ist ein Unterschied, ob ich sage: „Inklusion läuft bei uns.“ oder „Wir haben einen neuen Kollegen in der Rechtsabteilung. Er heißt Marcel und ist blind. Monika hatte die Idee ein Willkommensplakat in Braille auszustanzen. Wir haben ihm so einen guten Start gewünscht und er hat gelacht, als er das Plakat gefühlt hat. Dann meinte er, dass er beim nächsten Team-Meeting eine Power Point Präsi für uns zusammenstellen wird.“

4.     Kleine Pausen Zwischendurch

Sollte das Meeting hybrid oder komplett online stattfinden, hat die Moderation die zusätzliche Aufgabe immer wieder Zwischenzusammenfassungen einzustreuen. Gerade in dieser Art von Meeting ist es leicht für die Teilnehmenden abzuschalten, oder sich anderen Dingen zuzuwenden. Zusätzlich kommt es oft vor, dass eine Person zu spät kommt, einmal kurz weg oder noch etwas Dringendes erledigen muss. Eine kurze Zusammenfassung nach einem Tagesordnungspunkt, ist daher Gold wert. So kann jede Person für sich noch einmal überprüfen und konsolidieren, was bisher im Meeting erreicht wurde.

Vor vielen Jahren lernte ich Improvisationstheater am Loose Moose Theater in Calgary. Der Regisseur dort hieß Dennis Cahill und schaute uns beim Spielen zu. Meine Mitspielerin hatte mir in der Szene ein Problem präsentiert und ich versuchte eine Lösung beizusteuern. Das gelang mir nicht so recht und die Szene plätscherte vor sich hin. Cahill unterbrach uns und fragte mich, warum ich denn alles in der ersten Szene lösen möchte?

Wenn das Meeting nicht vorangeht, die Beiträge rarer werden und Menschen ermüden, ist es Zeit für mehr als eine kleine Zusammenfassung – es ist Zeit für eine Pause. Nur weil ein Meeting für eine Stunde angesetzt ist, heißt es nicht, dass dort keine 5-minütige Pause reinpasst. Im Gegenteil, diese kleine Pause zur richtigen Zeit hilft allen Beteiligten sich neu zu fokussieren und dem Thema mit mehr Offenheit und Klarheit gegenüberzutreten.

5.     Bringt uns nach Hause

Vor einigen Jahren entwickelte ein Startup im Silicon Valley eine Meeting-Uhr. Zu Beginn eines Meetings gaben alle Beteiligten ihr Jahresgehalt an die digitale Uhr. Diese zählte nun Minute für Minute aufwärts, wie teuer es ist, dass das Meeting mit den beteiligten Personen stattfindet. Nur dadurch, dass die Information für alle sichtbar war und ohne weitere Konsequenzen, halbierte sich die Zeit der Meetings in Organisationen.

Meetings sind großartig, da sie Klarheit und Transparenz schaffen, Menschen in einem Zweck einigen und Organisationen schneller voranbringen können. Doch in Meetings wird Zeit gerne auch uneffektiv verschwendet. Das gilt besonders für das Ende eines Meetings. Ich kann keine „Thank You“- Folien mehr sehen. Warum bekommt die Folie mit dem wenigsten hilfreichen Inhalt die meiste Aufmerksamkeit?

Runde Enden lassen uns motiviert auf die nächsten Aufgaben blicken, während ein verschlepptes oder unrundes Ende Reue hervorrufen kann. Gerade in der hybriden Welt ist das Meeting mit dem Ende auch wirklich beendet. Es kommt fast nie vor, dass man sich noch eine Kollegin oder einen Kollegen greift, um das Gespräch weiterzuführen. Deshalb ist es hier umso wichtiger, ein klares Ende zu setzen. Damit ein Solches als Rund empfunden wird, können wir an die Agenda des Meetings erinnern, wichtige Punkte zusammenfassen und einen Ausblick in die Zukunft wagen. Das Wichtigste ist jedoch, dass an die Relevanz des Meetings appelliert wird. Was hat sich im Vergleich zu vorher geändert? Worüber wissen wir mehr? Welchen Plan gibt es? Was haben wir entschieden?

Meine Hoffnung ist, dass Sie bei Ihrem nächsten Meeting an die Moderation denken, allen klar machen können, warum man sich trifft, Dinge beim Namen nennen, genug Zeit für Konsolidierung einplanen und sich vorher Gedanken über den Schluss machen. Viel Erfolg bei Ihren digitalen, hybriden oder persönlichen Treffen!

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