Schwierige Aufgaben bewältigen und Aufschieberitis bekämpfen

Ich saß an einem reichgedeckten Tisch beim zweiwöchigen Treffen des ältesten Toastmaster Clubs in Brüssel. Nach dem zweiten Gang sprach eine junge Frau zu uns, die mich aus meinen Gedanken riss. Sie erzählte, dass uns während ihrer zehnminütigen Rede im Schnitt 400 Gedanken durch den Kopf schießen würden. „Wow, 100 mehr als die Spartaner.“ Dachte ich und fühlte, dass ihre Aussage, der Wahrheit entsprechen könnte.

Aufgeschobene Aufgaben

Viele meiner Gedanken kreisen um Dinge, die ich aufgeschoben habe. Seien es die Steuern, Reiseplanungen oder die der Abschluss einer Versicherung. Sie haben da vermutlich auch Ihre Favoriten? Krankheitsbild: Auschieberitis! Um gesund zu werden, machte ich mich auf die Suche, nach einer Lösung für die aufgeschobenen Aufgaben. Wenn wir schon 40 Gedanken die Minute fassen, dann wollte ich, dass meine sich mit wichtigeren Dingen befassen, wie Mitgefühl, Innovation oder schönen Erinnerrungen. Aufgeschobene Aufgaben sind nun einmal so lange nicht wichtig, bis sie zu wichtig werden.

Iss den Frosch

Zum Glück stieß ich auf ein kleines Buch von Brian Tracy namens „EAT THAT FROG!“. Neben der interessanten kurzen Beschreibung von Tracys Leben, fand ich darin auch 21 Tipps, die mir halfen den Berg an Aufgaben anzugehen. Meine drei Favoriten waren die ABCDE Methode, das Gesetz der drei Fragen und die 80/20 Regel.

Kleiner Methodeneinstieg

Ein wichtiger Punkt, den ich bei vielen Aufgaben immer unterschätzt habe, war die Vorbereitung und die Planung des Tages. Die ABCDE Methode hilft dabei Aufgaben zu sortieren, BEVOR man sich anderen Dingen widmet. Dank meiner Mutter hatte ich schon als kleiner Junge gelernt, mit Aufgabenlisten und –zetteln zu arbeiten. Unglücklicherweise wusste ich bis zu dem Buch nicht, wie ich die Aufgaben am besten strukturieren kann.

Das Alphabet hilft

A steht das bei für die wichtigsten Aufgaben, die stark positive oder negative Konsequenzen nach sich tragen, wenn sie nicht erfüllt werden. Die zweitwichtigsten sind B-Aufgaben, die ich machen sollte, aber nicht muss. C steht für schöne Aufgaben, wie ein Gespräch bei einem Kaffee, oder ein Anruf bei einem Freund. Schließlich steht D für delegieren und E für eliminieren. In den letzten Tagen habe ich diese Methode ausprobiert und bin manchmal darin gescheitert, die Aufgaben richtig einzuordnen.

Drei Fragen für mehr Fokus

Um das tun zu können, muss ich mir über meine Ziele klar sein. Dabei hilft das Gesetz der drei Fragen. Tracy wendet die Methode auf viele Bereiche, wie Finanzen, Gesundheit, oder Probleme an. In 30 Sekunden rät er zur Niederschrift der drei wichtigsten Ziele oder größten Probleme in diesen Bereichen. Wenn alle Antworten komplett sind, kann man die Top 3 aus seiner Liste heraus suchen. Diese drei haben den Fokus, bis die Methode erneut angewendet wird.

Die wichtigen Dinge tun

Von der 80/20 Regel hatte ich schon vorher einmal gehört. Sie ist auch als das Pareto Prinzip bekannt. Der italienische Ökonom Vilfredo Pareto entdeckte nämlich, dass 20 % unserer Aktivitäten 80 % unserer Resultate ausmachen. In „EAT THAT FROG!“ ist die 80/20 Regel schön beschrieben und es wird dem Leser nahe gelegt, sie auf möglichst viele Dinge im Leben anzuwenden.

Connect don’t distract

Die junge Frau im Toastmaster Club schloss übrigens mit den Worten, dass es besser sei nach Verbindungen, als nach Ablenkungen zu streben. Wenn Sie es schaffen Ihre Aufgaben besser zu strukturieren und dadurch schneller auszuführen, bleibt mehr Zeit für die Verbindung.

Ich wünsche Ihnen eine produktive Woche

Dr. Ben Hartwig